Les traitement spécifiques : Examens – Copies – Transcripts
Partie 2 : Les traitements spécifiques à l’éducation supérieure
Episode 3 : Examens, copies / tests, transcripts
Dans les deux premiers épisodes de notre petite série nous avons discuté de quelques spécificités de l’éducation supérieure quant aux traitements que nous retrouverons dans toute entreprise qui s’adresse à des particuliers : prospection, recrutement de collaborateurs, payes, contrôle d’accès et planning….tout cela avec des spécificités liées au monde de l’éducation.
Dans cette nouvelle partie (Partie 2) nous allons adresser les traitements vraiment spécifiques à l’éducation.
Préambule :
Les traitements « Spécifiques»
Sans être exhaustif voici quelques-uns des traitements qui sont vraiment spécifiques à l’éducation supérieure :
· Gestion des transcripts, jurys, conseils de discipline
· Séjours à l’étranger, échanges universitaires, doubles diplômes
· Gestion des travaux en ligne et concours
· Gestion des examens, copies et notations, thèses et mémoires
· Transfert de données alumni et statistiques diverses
· Gestion des contrats d’alternance et apprentissage
· Assistance à la vie étudiante : visa, logements, cartes de séjour
· Associations étudiantes
· Association d’anciens : alumni
Tous ces traitements ont des particularités sur lesquelles le chef d’établissement (responsable de traitement) devra porter une attention particulière. Ce d’autant que les établissement sont souvent liés à un processus de reconnaissance avec un ou plusieurs organismes de certification (accréditation) pour augmenter leur visibilité internationale ou nationale (IACBE, EQUIS, AMBA, AACSB, CGE, CGEI, RNCP….etc)
Examens, copies, transcrits
Les examens sous toutes leurs formes, sont des réalisations légitimes du contrat qui lie l’étudiant et son établissement d’enseignement.
Pour autant ces examens doivent suivre un processus en conformité avec le RGPD.
Contrat : un contrat doit lier l’étudiant et l’école et ce contrat doit clairement spécifier le caractère obligatoire du passage de examens ou du processus de contrôle continu. Il doit aussi établir clairement l’accès aux droits de l’étudiant.
Copies d’examens (partiels et contrôle continu) : une jurisprudence européenne (affaire Irlandaise, étudiant expert-comptable vs ordre des experts irlandais) a confirmé que les copies d’examen et les annotations de l’examinateur constituaient des données à caractère personnel, en l’espèce :
o leur contenu reflétant notamment le niveau de connaissance et de compétence du candidat,
o leur finalité évaluant notamment les capacités professionnelles du candidat,
o leur effet sur les droits et intérêts du candidat.
o Les annotations de l’examinateur constituent également des informations concernant le candidat. Ainsi, ce dernier dispose d’un droit d’accès à ses réponses à l’examen et aux annotations de l’examinateur afin d’effectuer les vérifications nécessaires notamment de leur exactitude. (Editions législatives, Vanessa Younes-Fellous, Avocate en droit de la protection des données personnelles)
Nous rappelons aussi que la durée de conservation de ses copies doit être de 1 an minimum après publication des résultats, à l’exception de celles faisant l’objet d’un contentieux.
Certains organismes d’accréditation vont demander une conservation plus longue pour des raisons de contrôle. Cette durée spécifique doit faire l’objet d’un recueil de consentement.
Transcripts: les transcripts de notes et de description des modules de cursus suivis par l’étudiants sont aussi des données personnelles. Leur durée de conservation est plus problématique.
En effet ces transcripts peuvent être utiles à l’étudiant tout au long de sa vie (reprise d’études en cours de carrière par exemple).
Il n’existe pas aujourd’hui de solution de stockage individuel adéquate des transcripts avec un prestataire de confiance tiers qui pourrait garantir l’origine et la validité des transcripts de manière transnationale pour tous les établissements d’éducation supérieure. En attendant cette solution il est important que l’établissement et l’étudiant établissent un contrat de conservation et d’accès à ces transcripts. Ce contrat doit clairement établir la finalité de cette conservation et l’exercice des droits, indépendamment de la gestion administrative courante de l’étudiant dans son établissement.
