RGPD Education Episode 04 : la gestion des anciens…les Alumni

RGPD dans l’éducation. Comment gérer les alumni. ?

Le RGPD dans l’éducation supérieure.

Partie 2 : Les traitements spécifiques à l’éducation supérieure

Episode 4 : Transfert de données à l’association des alumni

Préambule :

Les traitements « Spécifiques»

Sans être exhaustif voici quelques-uns des traitements qui sont vraiment spécifiques à l’éducation supérieure :

·        Gestion des transcripts, jurys, conseils de discipline

·        Séjours à l’étranger, échanges universitaires, doubles diplômes

·        Gestion des travaux en ligne et concours

·        Gestion des examens, copies et notations, thèses et mémoires

·        Transfert de données alumni et statistiques diverses

·        Gestion des contrats d’alternance et apprentissage

·        Assistance à la vie étudiante : visa, logements, cartes de séjour

·        Associations étudiantes

·        Association d’anciens : alumni

Tous ces traitements ont des particularités sur lesquelles le chef d’établissement (responsable de traitement) devra porter une attention particulière. Ce d’autant que les établissement sont souvent liés à un processus de reconnaissance avec un ou plusieurs organismes de certification (accréditation) pour augmenter leur visibilité internationale ou nationale (IACBE, EQUIS, AMBA, AACSB, CGE, CGEI, RNCP….etc)

Transfert de données personnelles…le cas de l’association des anciens

Toutes les écoles et universités gèrent plus ou moins directement une association des anciens.

Cette activité, considérée parfois à juste titre comme stratégique recouvre des réalités, des finalités, des efficacités diverses que ce soit pour le placement des étudiants en stages, pour la reconnaissance de l’établissement sur le marché du travail, pour le recrutement d’anciens comme intervenants ou comme recruteurs indirects de nouveaux étudiants et même pour le recrutement tout au long de leur carrière professionnelle de diplômés à travers des offres postées spécifiques et des jobs boards automatiques.

La relation que l’école ou l’université entretien avec ses anciens élèves rentre bien évidemment dans le champ de la conformité RGPD.

Structure de la relation

Dans certains cas la gestion des anciens est assurée en direct par l’école, dans d’autres c’est une association dont l’école est partie prenante et parfois c’est une association dédiée dans laquelle l’école n’est pas partie prenante.

Le financement de cette structure et de ses activités n’est pas sans conséquence non plus.

Il existe plusieurs schéma de relation financière entre l’école (université) et le réseau des anciens.

·        Le financement est réalisé par les étudiants en activité avec une partie des « fees » de scolarité allouée aux réseaux d’anciens

·        Le financement est réalisé par les anciens avec un concours de subvention de l’école

·        Le financement est entièrement réalisé par les cotisations des anciens élèves

La structure de cette relation et le mode de financement imposent des contraintes particulières en matière de RGPD.

Dans le cas où la relation est fortement liée entre l’établissement et le réseau des anciens, l’école (université) doit être considérée comme Responsable de Traitement (ou Co-RT) quant au transfert de données réalisé d’une entité juridique vers la seconde.

Transfert des données des diplômés

Le transfert des données des diplômés vers l’association (l’entité) des alumni est un transfert de données à caractère personnel (nom, prénom, diplôme, promotion, majeurs et mineurs, classement, n° de téléphone, email etc….).

Ce transfert requiert (comme tous les transferts de données) le consentement de la personne concernée (le diplômé).

Ce consentement ne peut en aucun cas se faire de façon tacite, il doit être un terme du contrat qui lie l’étudiant (futur diplômé) et l’école ou l’établissement d’un contrat (ou recueil de consentement spécifique) entre le jeune diplômé et l’association (entité) des anciens élèves.

De même l’ensemble (et chacun) des traitements réalisés par l’association des alumni doit faire l’objet comme tout traitement d’une information univoque, et permettre aux « anciens » d’exercer la totalité de leurs droits (Accès, rectification, limitation, portabilité) et OUBLI.

Et oui….un ancien élève a le droit de demander à son ancien établissement et association d’oublier qu’il a été diplômé….aussi bizarre que cela puisse paraitre (dans la limite évidement les obligations légales en matière de diplôme des établissements de formation).

Traitements des données des diplômés…à des fins statistiques

Beaucoup d’associations réalisent des enquêtes de salaires et forment des statistiques sur les anciens diplômés. Faites bien attention à vos processus de collecte, d’anonymisation et de calculs sur ces données.

En cas de violation il est extrêmement important que les données perdues ne puissent pas permettre de créer un « Profil personnel» à partir des données collectées et utilisées à des fins statistiques.